RENTRI e xFIR: la check-list per arrivare pronti al 15 settembre 2026

RENTRI e xFIR: la check-list per arrivare pronti al 15 settembre 2026

Dopo mesi di fase transitoria, il conto alla rovescia è ormai iniziato. Dal 15 settembre 2026 terminerà la possibilità di utilizzare il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) cartaceo in alternativa al formato digitale e diventeranno applicabili anche le sanzioni per irregolarità.

Essere iscritti al RENTRI, però, non significa essere realmente pronti a gestire il nuovo xFIR nella quotidianità operativa. Vediamo come arrivare preparati all’avvio del nuovo sistema.

Perché è indispensabile testare in anticipo il sistema

L’esperienza insegna che i cambiamenti organizzativi funzionano solo se vengono testati con anticipo. L’introduzione del formulario digitale coinvolge infatti non solo l’ufficio ambiente, ma una intera filiera di soggetti:

• produzione;
• magazzino;
• logistica;
• trasportatori;
• impianti di destinazione;
• intermediari

Una mancata preparazione rischia di rallentare le spedizioni dei rifiuti, creare disallineamenti con trasportatori e destinatari o generare errori nella compilazione dei formulari.

La check-list delle attività da completare prima del 15 settembre

Prima dell’avvio definitivo è consigliabile verificare almeno questi aspetti.

1. Verificare l’iscrizione al RENTRI

Accertarsi che l’azienda sia correttamente iscritta, che gli utenti siano abilitati e che siano disponibili le credenziali di accesso.

2. Scegliere come gestire l’xFIR

Ogni azienda dovrebbe aver già deciso quale modalità utilizzare:

• portale RENTRI;
• software gestionale integrato;
• app RENTRI FIR digitale
• servizi messi a disposizione dal proprio consulente o dal fornitore di software.

La scelta incide direttamente sulle procedure operative interne.

3. Formare il personale

Gli operatori che compilano o gestiscono i formulari devono conoscere:

• la nuova procedura;
• le responsabilità dei diversi soggetti;
• la gestione delle eventuali anomalie.

Una breve formazione pratica  e la predisposizione di una apposita procedura può evitare molti errori operativi.

4. Aggiornare le procedure aziendali

Le procedure interne sulla gestione dei rifiuti dovrebbero essere aggiornate inserendo:

• modalità di emissione e gestione del formulario digitale;
• flussi documentali;
• conservazione dei documenti informatici;
• gestione delle emergenze o indisponibilità dei sistemi.

5. Effettuare prove operative

Prima del 15 settembre è consigliabile simulare alcune spedizioni, con la collaborazione dei propri partner nel settore rifiuti, per verificare che tutto il processo funzioni correttamente.

Le prove consentono di individuare eventuali criticità quando è ancora possibile intervenire senza compromettere le attività aziendali.

I punti da non dimenticare secondo i nostri esperti

1. Certificato di firma remota e abilitazione dei dispositivi

Per poter firmare digitalmente l’xFIR, è indispensabile emettere preventivamente il certificato di firma remota tramite l’apposita funzione sul portale rentri.gov.it. Se si sceglie di utilizzare l’applicazione “RENTRI FIR digitale”, il dispositivo (smartphone o tablet) deve essere abilitato all’interno del RENTRI; a seguito dell’abbinamento, verrà rilasciato un codice PIN da utilizzare per l’apposizione della firma.

2. Non dimenticare di registrare l’operazione di scarico

Anche se il formulario viene emesso e gestito interamente in modalità digitale, l’operazione di scarico deve essere comunque registrata dall’operatore all’interno del registro cronologico di carico/scarico. La natura digitale del formulario non comporta, infatti, la compilazione automatica del registro.

3. Conservazione sostitutiva e trasmissione dei dati al RENTRI

Tutti gli xFIR (sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi) devono essere inviati in conservazione sostitutiva almeno una volta all’anno.
Per quanto riguarda i formulari digitali relativi ai soli rifiuti pericolosi: i dati vanno trasmessi al RENTRI da parte di produttore, trasportatore e destinatario, rispettando le tempistiche previste per l’annotazione sul registro:

• 10 giorni lavorativi per produttori e trasportatori
• 2 giorni lavorativi per i destinatari.

Domande frequenti (FAQ) sull’xFIR e il RENTRI

Da quando non sarà più possibile usare il FIR cartaceo?
Dal 15 settembre 2026 il FIR cartaceo non potrà più essere utilizzato in alternativa al formato digitale e diventeranno applicabili le sanzioni per irregolarità.

Essere iscritti al RENTRI è sufficiente per essere operativi?
No. L’iscrizione al RENTRI è un requisito necessario ma non garantisce da sola la piena operatività: occorre verificare credenziali, abilitazioni utente, formazione del personale e procedure interne aggiornate.

Cosa serve per firmare digitalmente l’xFIR?
È necessario emettere in anticipo il certificato di firma remota sul portale rentri.gov.it. Se si utilizza l’app “RENTRI FIR digitale”, il dispositivo va abilitato nel RENTRI, dopodiché viene rilasciato un PIN per la firma.

Il formulario digitale compila automaticamente il registro di carico/scarico?
No. L’operazione di scarico deve essere sempre registrata manualmente dall’operatore nel registro cronologico di carico/scarico, indipendentemente dalla natura digitale del formulario.

Ogni quanto va fatta la conservazione sostitutiva degli xFIR?
Tutti gli xFIR, sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi, devono essere inviati in conservazione sostitutiva almeno una volta all’anno.

Quali sono i tempi di trasmissione dei dati al RENTRI per i rifiuti pericolosi?
Produttori e trasportatori hanno 10 giorni lavorativi, i destinatari 2 giorni lavorativi per l’annotazione sul registro.

Settembre è ormai vicino: questo è il momento giusto per verificare che ogni tassello sia al proprio posto e arrivare preparati all’avvio definitivo dell’xFIR digitale.

Hai ancora dubbi sulle modalità di gestione del xFIR digitale?

Contatta i nostri consulenti per non arrivare impreparato alla partenza del 15 settembre.

Articolo pubblicato il 27 Luglio 2026